怎樣溝通才能讓新人更快融入團隊？

說起Onboarding，很多人都覺得很麻煩，要帶新人認識一下舊人，給他們介紹一下大概流程，但其實一個好的Onboarding能夠盡快讓新人進入productive的階段， 像Google 人事大佬Laszlo Bock在他介紹Work Rule一書便有寫，Google人事部門發現，如果給主管一個簡單的列表，去提醒他們要為新員工做到的五項事宜，就能讓新員工的生產力增加25%，也能讓新員工更加投入和快樂。

Onboarding是如此重要，但偏偏很多前輩或經理其實並不理解它的重要性，或是知道Onboarding新人的技巧。

我自己非常失敗的Onboarding經驗

我自己在最近兩間公司，Onboarding經驗都非常差。記得我加入現公司前兩天，我便開始感冒，結果在正式上班當天，我不知道是因為感冒沒有痊癒還是緊張，我胃一直在疼。拿到電腦後，因為我的經理太忙，只安排了一個簡短的會議，說說一個很簡單的Onboarding計劃，便由我自己Set up laptop。而本應該帶我前輩只是忙著自己的工作，也不太理我。結果每天覺得自己像個白痴一樣，不知道自己做甚麼，壓力非常大，結果在一周完結時，和我經理開會時，我幾乎快崩潰地問我上司覺得為甚麼她會請我，因為我感覺自己很無能。而上一間公司比現公司更差，因為是startup，所以沒有任何Onboarding可言，一上任就來直接工作。

新人入職的問題其實是溝通問題

其實新人的心態，說到底就是溝通問題，即期望不清晰，導致雙方認知出現分歧，這也是一個不限於Onboarding，而是很常見的溝通問題。

成為一個新人，對於上級要求，是完全無跡可尋，只能用以往經驗來對比。比如我上一間公司是Startup，它們要求你來到的第一天就開始展示能力，所以當我來到現公司時，我就會用同樣的要求來對待自己。回想起第一周，上司邀請了我去很多大大小小的會議，其實本意應該是想我感受一下工作方式和氣氛，但我卻誤以為自己需要發言和展示能力，而給了自己很大不必要的壓力。

經理或前輩能做的事

• 新人一來，先發個訊息打招呼 

新人尤其是在現在remote working的環境，一個人也不認識，有問題也不知道問誰，是一件很無助的事情，想問前輩但又怕打擾其他人繁忙的工作。如果這時候前輩發一個簡單的訊息，自我介紹以及讓對方知道有問題可以找自己，便會讓新人感覺安心很多。

• 設好預期，說出甚麼事是現在需要明白，甚麼事是不期待新人能夠明白

有效溝通的其中一個重要元素是建立預期和標準。比如在這個公司，新人第一周主要目標是甚麼，是認識同事和公司？還是開始熟悉Process？還是開始落手工作？這些需求要非常明確地說清楚，而且要放低自己的偏見，以為新人會和自己想到同樣的事。

比如最近我和團隊的新人去一個會議，當時團隊在討論一個比較複雜的議題，我就坐在新人旁邊，剛好看到他拳頭緊握，好像很困惑的樣子，於是我便馬上說：「這個會議的內容比較複雜，我們不期待你現在明白，你只需要聆聽一下，看看我們是如何工作的。我之後會再跟你解釋會議討論的內容。」設好預期後，新人就不會想東想西，背負不必要的壓力，而影響吸收資訊的效率。

•  用最簡單的語言去解釋事情

世上有一樣東西叫做Curse of Knowledge，就說當人太了解一件事時，在溝通時就會預設對方也有同等認知，比如一個資深的教授很難去預測某個知識點會難倒學生。同樣地，當新人來到團隊時，如果用平常的語言去解釋一個概念，或是假設他們明白一個簡單的概念，很有可能會讓新人誤會。

所以我們更要格外花心思，用最簡潔的語言解釋一些很複雜的概念，從最簡單最基本的概念說起，而不是有「這個概念很普遍，應該不用解釋吧。」的心態。而這種表達方式也對自己的理解非常有幫助。像有句話說：「最聰明的人才能用最簡單的語言。」當一個人把概念簡化後，才能檢視自己是否真正理解事情的本質，還是只靠著周邊事物或人（Context)的幫助才能理解。

• 重覆，重覆，再重覆

在市場學中有一個說法，消費者需要接收宣傳訊息七次，才會作出購買決定。溝通也是同一道理，在每次溝通中，人們只會記著少部份內容，而重複才是溝通最重要的一環。以上所說的幾點，都要不停地重複。尤其是在新人入職會經歷一連串訊息轟炸，很多事情在聽到的一刻都吸收不來。所以當我每次邀請新人到一個新的會議，我便會再次設定預期，告訴他只需要聆聽，著重於項目的進度而不是細節，然後會議時如果討論到一個曾經跟他講解過的概念，就會發一句簡單的訊息解釋一次：「這便是我之前跟你說過的xxx。」

• 預留反饋的渠道 - 每天15分鐘的問題時間

就如同第一點中所說，新人可能有問題不好意思立刻問人，但如果隔了一天，很多細節就可能忘了。所以我每天都預留當天下午十五分鐘讓新人有一個機會反饋和問問題，你今天學到甚麼，有甚麼覺得困難，有甚麼想再學，然後回答他的問題，如果他沒有問題，就可以取消或提早完結，這樣便能讓他每一天的學習都累積到下一天。短短十五分鐘的投資收益非常高。

新人能做的事

現實中很可惜，不是每一個前輩或是經理能對Onboarding如此用心。如果作為一個新人，你的前輩或經理沒有做以上的事，也不用灰心。因為以上的事你也能做的，不過角色相反。比如第一天來到，就問經理，如果你忙碌時，有沒有一個很熱心的前輩我能請教，為自己找到一個buddy。而每次遇好新任務或去新會議，就問清楚預期。當經理講述不明白的概念時，不要怕去問問題，好的管理者不會討厭問題，反而你的問題會讓她意識到自己溝通的不足，然後主動問他們能不能每天預留十五分鐘讓自己問問題。如果經理或前輩不想做以上任何一點的話，就去解釋這此事情會讓你更快投入工作，使團隊變得更有效率，能更快幫上忙。