Virtual Internship 勢成企業培育人才新潮流

受疫情影響，各大公司均盡力安排在家工作(Work From Home)。由於經濟環境不明朗，不少公司均暫停或延遲招聘活動。每年四月都是大學生報暑期實習(Summer Internship)的高峰期，雖然招聘暑期實習生的公司下降，但近月無論香港或是外地均帶來新熱潮──虛擬實習 (Virtual Internship)，意指實習生在整個實習期間都在家工作，以視訊會議代替辦公室實體交流。虛擬實習除了為公司員工減低社交接觸的風險外，亦為新一代年輕人帶來方便，隨時隨地都能工作，省卻交通時間。本文旨在讓企業了解虛擬實習的優缺點，並提出幾個舉辦虛擬實習計劃要注意的事項。

Virtual Internship 優點

1. 減低硬件費用：由於實習生不需要在辦公室工作，人力資源同事不需要為實習生安排工作空間和電腦，能大大降低聘請實習生的費用。除此之外，聘請實習生的數量不再受辦公室面積限制，各部門能靈活控制人力資源需要，決定聘請實習生的數量。公司員工經過適應期後，更能把計劃擴展到全年實習，甚至到全職員工，更加符合彈性上班的新趨勢。
2. 吸納多元人才：相比傳統實習模式，虛擬實習提供較彈性上班時間，能配合不同類型學生發展需要。例如運動員在每天晨操過後，能在下午返回工作崗位。企業開設虛擬實習能吸引到不同類型的人才，從而有助曠闊企業思維。
3. 建造企業形象：不少企業在這十年間不斷改善工作環境，透過更人性化的工作環境留住員工。企業如果能在疫情期間甚至往後都提供完善的在家工作政策，長遠能有利公司企業形象，更能幫助公司擴充在本地甚至海外業務。Virtual Internship 可以加強公司Digitalization的步伐，更貼合”Future of Work” 的大方針。

Virtual Internship 缺點

1. 難以監管員工：人人都work from home，難道人人都在work from home 嗎？相信你必定有聽說過員工掛名在家工作，實際在私人娛樂。雖然有人認為完成工作去玩沒有問題，但不少上司都必然會擔心虛擬實習生難以受管理。由於實習生未必了解企業工作文化，人力資源部和直屬上司須協力清晰地表達在家工作的要求，包括定時會議及如期提交工作報告。
2. 更難保留員工：不少大公司都透過膳食，健身房等「星級」辦公室留住員工。人力資源學上亦強調一個和諧共融的工作間對員工的重要性。在虛擬實習這種缺乏人性化接觸(Human Touch) 的工作模式，會較難令員工產生歸屬感。對員工而言，轉換工作的成本亦大大降低。
3. 難以分發傳統工作：對部分公司而言，實習生是「廉價勞工」的代名詞。不少公司部門樂於收留實習生的原因是可以拜托他們做一些需要大量人力的任務，例如資料輸入及整理文件存檔（filing）。這類型需要在辦公室內進行的工作並不適用於虛擬實習，相信人力資源部在協助各部門主管想出適合虛擬實習的工作內容時會大傷腦筋。

Virtual Internship 注意事項

1. 僱傭條例監管：公司與虛擬實習生在制定工作協議時，必先參考法律意見，清楚列名與實習生是否僱傭關係。僱傭關係會影響公司需否給予實習生法律所要求的福利。而勞工處就實習生及工作經驗學員有清晰的定義，資方應細心詳閱以免墮入法網。
2. 保護內部資料：無論公司有否提供電腦予實習生，在家工作少不免會提升公司機密文件洩漏的風險。人力資源部及資訊科技部可協力提供清晰指引，讓虛擬實習生了解如何保護公司內部資料，例如避免使用不受保護的公共Wi-Fi。

OnGrad現已推出第一屆Virtual Internship，詳情可參閱OnGrad Facebook Page。

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