EP.19｜日常辦公桌整理術：觀察、執行、減少

【搶先看，1分鐘預告】

(00:00)　[片頭曲_開場白_女士優先]

This is komoto’s podcast

(00:11)　[開場音樂_約嗎?]

哈囉～大家好，我是小本。

最近過的好嗎？

已經進入了十一月，２０２１年剩不到２個月的時間，明年的農曆年過年，好像也比往的時間還要來得早，那我翻了一下自己的行事曆，發現明年的除夕是在國曆的１月３１號星期五耶，春節的連假難得有９天！

那麼，大家可以提前好好地規劃一下明年過年的行程了。

今天想和大家聊聊關於自己的辦公桌，和我共事過的同事，或是，其他部門的同事都一定會知道，我的辦公桌是以乾淨整齊聞名的。也許其他人不清楚我的工作能力甚麼的，但一定都知道我的辦公桌是部門中最乾淨的一張。沒有最乾淨，但至少也進了前三名吧。那，今天就來聊聊辦公桌的整理術。

(01:13)　從甚麼時候開始養成整理辦公桌的習慣？

還記得在我２２歲的時候，進入了第一間公司，公司是早上八點半打卡上班的，第一天報到，我八點就到了公司。當時的部門主管也是屬於早到型的，主管看到我先到了之後，就把我帶到我的位置上去。

因為當時的時間還很早，也還沒有到上班的時間，所以主管就拿了一條抹布給我，隨口就說「現在沒甚麼事情，沒事就先拿抹布擦擦桌子吧！」從這一刻開始，我就養成固定擦桌子和整理桌面的習慣，一直延續到現在。

那我覺得這可能是和我是餐飲科出身的身份有關，高中開始我就在外面打工做實習，那時間長達有五年之久，通常只要店長一聲令下，要我去刷內場的地板，或者是洗冷氣的頁扇，或者是洗廁所，甚至要我把手伸到裡面去刷馬桶，當然是有戴手套啦…，我都會乖乖地照辦，也會老老實實地做到位。

所以，剛才前面提到，主管拿了一條抹布叫我去擦桌子，我當然也就乖乖地照做囉 ~然後一做就＂ㄉㄧㄠˇ哩(台語：定型)＂就定型了。現在突然要我改掉這個習慣反而有點難，畢竟已經維持了十多年之久，而且我也沒辦法忍受辦公桌太過髒亂的狀態，就只好讓這個習慣延續下去囉！

嚴格說起來，我要感謝我的第一位主管隨口對我說的那句話，就是剛剛說的那句「現在沒甚麼事，沒事就先拿這條抹布擦擦桌子吧！」，如果在當時，主管沒有對我說這句話，也許我就沒有這個習慣了吧。非常謝謝她～

(03:04)　不要為了整理乾淨而去整理，先從觀察自己的習慣開始。

從沒想過整理桌面也能當作是一門學問，可能和日本的斷捨離有關，從居家整理一直延伸到工作上去。斷捨離中有一些觀點，和我自己本身在整理的習慣有不謀而合（的地方），也許是一件事情做久了，在每次執行的當下，無形之中也逐漸形成了一個概念，那一直到後面變成了一門學問。

嗯～我沒有那麼厲害可以講出甚麼頭頭是道的學問，但是能分享自己整理的心得和自己一些概念。當你聽完之後，也不見得要照單全收照我的方式去做，但你也可以從這裡面找到適合自己的方式。

有聽過小本的第１６集的朋友一定會知道，我不主張為了整理乾淨而去整理，而是要先從觀察自己的習慣開始做起。

為什麼「習慣」這麼重要呢？

來～試著來想像一下，如果每個人都住進一間一模一樣擺設乾淨的屋子，過了一年之後，你覺得家裡的擺設和整潔度，還是和剛住進去的時候是一樣的嗎？

不，一定不可能會一樣。因為每個人的習慣都不同，打掃整理的方式也不太一樣，所以一定不會和一開始給他們乾淨的屋子長的一樣嘛～

那麼，整理居家的習慣，我們也能應用到辦公桌上。

第一步，先觀察自己的習慣，觀察自己在工作上的習慣動作，也觀察自己拿文具的位置、文件擺放的地方，還有電話接聽方不方便…等等的這些小地方，其實也用不到刻意去觀察自己啦。

只要你發現，當你想拿某樣東西的時候，要花一點時間才能找得到它，那它擺放的位置無法增加你的工作效率。那麼，這裡，就是值得加強的地方。

(05:05)　辦公桌風水學「左青龍，右白虎」並不是沒有根據的。

再來，到了第二步的執行。

你會發現有很多地方都需要加強，例如像是：電話放得太遠、文件夾不集中、拿文具不太方便、公仔的玩具擺得太多，讓自己做起事來很彆扭…諸如此類的情況，你不需要一口氣做太大改變，先從最常做的事情開始著手。

以我來當作例子，拿三件事情來當作舉例。

早上到公司上班，第一件要做的事情就是裝水。那裝水的水壺通常在隔天下班時，都會收到自己的抽屜裏面去，除非是洗好沒乾的玻璃杯才會倒扣在自己的桌上。但我這裡不是要教你裝水，而是為什麼我要把水壺都收到抽屜裡呢？

原因很簡單，因為我不想讓我的水壺暴露在桌面上，我的桌子在我下班之後，主管會放一些資料到我的桌上，還會有別的部門轉來的公文夾，這些東西放在桌面多少會有些許的落塵掉在水壺上。所以，當天下班前，我就會把水壺收到抽屜裡面去，桌面也會看起來更清爽俐落。

早上裝好水的水壺，我習慣是放在靠近屏風隔板的旁邊，讓水壺水杯旁邊有一個依靠。要知道，水一翻倒可是一件非～常麻煩的事情，看你的屏風隔板在哪裡，水壺就放在那一邊。

那，第二件事情就是拿出工作用的筆記本還有原子筆。我的文具都是收在左邊的移動式三層鐵櫃裡，文具全部都是收在鐵櫃最上面的那一層，在我的桌上你是看不到筆筒還有任何一個文具的。會把文具全部收到抽屜裡的原因，一樣和水壺的情況很像，就是一些少用的文具很容易會有灰塵累積在上面，放在桌上的話，時不時還要拿起來把它擦一擦，灰塵拍掉，增加自己的困擾嘛～

另外一點則是最主要的原因，就是放在桌上的文具，很容易就消失不見了，附近的人隨手拿一支筆出去，通常借了就不會還。除非你在每個文具上都貼上你的自己的名字，不然通常一去就不會折返了。那，拿的人也不會記得自己跟誰借來的筆，所以就變成那個人的。到了後面，大家都知道你的桌上沒有任何文具，當你下班不在公司、不在位子上的時候，其他人也不會跑來你的桌上借筆來用。所以，我覺得還不錯，這個方法。

那麼，工作用的筆記本我是放在右手邊放置檔案的區域，常用的檔案我通常是放在辦公桌的右前方，拿取也比較方便。

再來，第三件事情，公司的電話擺放的位置。仔細想了一下，我都是習慣把電話放在左手邊，因為左手用來接聽電話，右手寫字剛剛好。如果擺在右手邊的話，也不是不行。只是對方要你MEMO記錄一些事情的時候，你還要花可能一兩秒鐘的時間把電話轉到左手上，右上再來拿支筆，但如果電話是放在左邊的話，就不需要換手了。這裡說的是右撇子，如果是左撇子的話則是相反。

辦公桌有一個風水的概念是「左青龍，右白虎」也可以說是「龍動虎靜」，左邊適合放電話、電風扇、筆筒，還有可以增加業績的資料夾。而右邊適合放安靜、穩定，不會發出聲響的物品為主，例如：已經拿到的訂單、合約書，客訴等等的資料放在右手邊歸檔。

引用來源：李咸陽：連辦公桌都要講究風水

這個概念我覺得不是沒有根據的，就像剛剛前面提到電話擺放的位置一樣，以手順，就是拿電話的角度來看，確實能替自己爭取到一兩秒的時間，畢竟每天工作都這麼忙碌了，如果每件事情都能縮短時間來做處理，就算只有一兩秒鐘，一天累積下來也是很可觀的，是一件很值得去正視的事情。

也許有些人會覺得迷信，但是很多企業大老闆是非常相信風水的。

風水就是以前人的習慣衍伸出來的產物嘛～

(09:29)「打掃」和「整理」是兩件事情？

第三步，減少打掃和整理的時間。

曾經有人說過「打掃和整理是兩件事情，這兩件事情不能同時去做」這句話不能說不對但也不算是完全正確，我們要降低打掃和整理辦公桌所花的時間，畢竟上班是去工作的，不是整天整理打掃辦公桌沒事幹，所以我們要將打掃整理內化在平日的習慣之中。

像我是固定禮拜一的早上到公司，裝完水之後，會拿自己的抹布把桌面、電腦擦拭過一遍。禮拜一算是我的周清日，我會把打掃和整理合併再一起做，只要是手碰得到的地方，物品要是是放在外面的狀態，包含檔板屏風等等的，我都一定會擦過一遍，沒有歸位的物品，我也會擦拭過，然後再放到它原本的位子上去。桌上的資料夾的區域，我也會先排序好，然後再用抹布帶過一下。

由於每個禮拜一都有做打掃整理，所以要說真的很髒倒也還好啦～都只要簡單的抹過一下，不需要花很大的力氣來去整理。整個擦過一回大概只要花五到十分鐘左右的時間，不會太久，在上班打鐘之前就能夠完成了。

整理桌面的習慣在平常就要養成了，東西從哪裡拿來的，就要放回到那個原位上去。桌面會髒會亂，最大的原因就是東西太多，該放回原位的物品都不拿去歸位，甚麼都堆在自己的桌上，東西堆久了，灰塵自然就會累積在那一個區域。那麼時間一長，你看桌上又髒又亂的，也不曉得要從哪裡整理起，不是嗎？

東西歸位真的很重要，有些物品不常用的，收到抽屜裡也沒關係，不常使用的物品盡可能地把它收到抽屜裡面去，可以預防灰塵也不需要每個禮拜拿抹布幫它淨身，活用自己的抽屜收納是一個不錯的方式。

(11:38)　善用抽屜來收納不常使用的物品

前面的三個步驟：觀察習慣、執行、減少打掃整理的時間，這三步都能做到之後，接下來我們要來聊聊收納。

大部分公司的辦公桌都有附一個三層的鐵櫃，或者是你有二到三個的鐵櫃，不管。不管你有幾個，我們這裡就先來假設你的辦公桌只有一個三層的鐵櫃。

這裡我們要先來分類自己辦公桌上會出現的物品和資料，有六類：

第一個是私人物品（像是水壺、零食、公仔等等的）
第二個是硬體設備（像是公司的電話、電腦、隨身碟、電源線、ＵＳＢ線等等的）
第三是資料夾
第四個是公司內部的三聯單
第五個是文具用品
第六個是回收紙（包含廢紙的部份）

我們將這些物品資料分成這六大類之後，再把每一個類別，又再細分成常用和非常用的項目，整理好後，我們就可以開始規劃每樣物品的家囉～

【第一個 — 私人物品】

以私人物品來看，不外乎就是自己的水壺、零食、公仔，還有自己的咖啡飲品、衛生紙…等等的，常用的東西是水壺，水壺是要使用的時候再拿出來，下班不使用它的時候再收到自己的三層櫃裡面的一樓，通常一樓的空間比較大也比較高。

其他不常用的物品，像是零食、咖啡飲品包，或者是衛生紙等等的物品，則是會放在三層櫃裡面的二樓的位置。鐵櫃的二樓大多都是放置自己的私人物品比較多，其他人也比較不會開你二樓的抽屜啦。

【第二 — 硬體設備】

硬體設備有公司的電話、電腦、電源線，這些東西一定都是放在桌面顯眼的地方，這些是常用的物品。不常用的物品像是隨身碟、ＵＳＢ充電線等等的物品，最好是收到自己的抽屜裡面去，通常我都是收在三層櫃裡的三樓，也就是高度最矮的那一層來放置，ＵＳＢ充電線的線材，還會用軟鐵絲或是像橡皮機的東西綁好收起來。

【第三 — 資料夾】

常用的資料夾都會放在辦公桌的右上角的位置，不常用的資料夾會收在三層鐵櫃的一樓，一樓的高度比較足夠，適合放至資料夾。不過要注意的是三層櫃裡的一樓的位置，我會拿一個隔板或者是書檔與自己私人的物品做區隔。

三層櫃一樓的深處會放置不常用的資料夾，靠近外面的部分則是會放自己私人的物品，像是水壺、包包等等的物品，基本上放資料夾和包包之後，這一層就沒有其他空間可以再放其他的東西了。

【第四 — 是公司內部的三聯單】

三聯單通常都不大，最大的尺寸頂多就是Ａ４大小２１＊２９．７公分，這一類的三聯單或是申請單我會準備一個風琴夾，或者是Ａ４透明多頁資料夾來放這些單據，因為這類型的單據尺寸有大有小，直接用Ａ４尺寸來收納它一定是準沒錯的。

常用的單據會放在前幾頁，不常用的單據可以放在後面一點的位置上，安置好這些單據之後，你可以做頁籤來提示自己哪些單據放在哪個位置上。後續再找三聯單時候速度也會比較快。

【第五 — 是文具用品】

前面有提到我的文具用品全部都是收在三層櫃裡面去，桌上是看不到任何一個文具的。文具我通常都是收在三層鐵櫃的三樓，也就是高度最低的那一層，我們鐵櫃裡有文具收納盤，所以文具放進去不會太過凌亂。

但如果你們公司沒有收納盤的話，你可以善用廢紙摺成一格格的空間來放置文具，我特別推薦的是…用名片的透明盒來做收納，雖然名片盒的大小不適合裝筆類的文具，但適合放迴紋針、筆芯、橡皮擦等等的小東西，至少不會讓你的抽屜裡面看起來太過亂嘛～

如果是高度比較高的文具，像是削鉛筆機，我會放在三層櫃裡面的二樓的位置，前面有說到二樓的位置大多是放私人物品比較多，因為削鉛筆機是我自己從家裡帶過來的，所以把削鉛筆機放在二樓，只讓自己身邊少數的同事知道我有削鉛筆機這樣。

【第六 — 最後是回收紙，也包含廢紙。】

這裡建議可以拿一個空的盒子，公司影印室裡面不是都有那種裝新的Ａ４紙的紙盒，紙盒可以放５包新的Ａ４紙的那種。如果有可以拿的空盒的話，就拿一個放在辦公桌的下面。超級推薦這個空盒的，它可以用在很多的地方，像是收納回收紙、私人物品、歷史資料…等等的地方都非常的好用。

回收紙我都會放在這種紙盒裡面，有需要用的時後再拿出來做第二次使用，而且紙盒本身就有一個蓋子，可以蓋住裡面的回收紙。廢紙的話，我就會放在已蓋上蓋子的回收紙盒上，有空的時候，就會把這些廢紙拿去碎紙機去嘎掉。

回收紙和廢紙的收納是不是也變得很容易，別人看到妳桌下有一箱紙盒也不會覺得太亂，看起來還會相對的整齊。不過我通常不會在辦公桌下放置一大堆物品，最多就是這一箱回收紙盒而已。

待續…

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