在公司群組聊天時，一定要注意哪些潛規則?

使用通訊聊天軟體談論公事時，每當看到訊息時就會急著想快點回覆，但卻沒有留意應注意的禮儀，造成許多不必要的誤會發生，可能就會間接影響到未來的升遷發展。因此，我們需要培養一些在職場上的基本應對知識，當使用便利的數位工具時，也得跟著改變工作習慣與思維。

回覆群組訊息時的7個注意事項

1.貼圖的內容是否得宜

大多數的聊天通訊軟體都有支援很多有趣的貼圖，可以在忙碌的時候快速回覆訊息，也可以活絡聊天室中的氣氛。但其實貼圖也有分成適合在職場中或和朋友之間使用的內容，在工作群組中建議使用「謝謝」、「瞭解」、「收到」等，能明確傳達用意，又兼顧禮貌的有字貼圖。

另外，若使用表情符號，就得留意使用的對象以及是否有隱藏涵義等等。例如「豎起大拇指」在希臘可能會冒犯到人、「戴著太陽眼鏡的笑臉」有時會用在嘲諷某人的情境等等。

2.避免傳送敏感或機密資訊

若企業是選擇使用一般的私人通訊軟體來進行內部溝通，就極度建議不要傳送和公司機密相關的內容，例如重大技術資料、後台操作的帳號密碼、公司門禁密碼等等。一般的通訊軟體不像專門提供給企業專用的平台，重視資安問題並提供相對應的保護機制，能有效避免企業的機敏資料面臨外洩的風險。

3.非上班時間發送工作訊息

以台灣人最愛用的LINE群組來說，就常常發生許多在非上班時間，老闆或主管在群組中交辦工作事項的情形，導致員工被強迫加班，下班後還得處理公事等，濫用即時通訊軟體的錯誤行為發生。

若不是緊急需要馬上處理的問題，就建議可利用發送E-mail來代替傳送訊息，等待隔天上班再進公司處理，讓上下班時間可以完全切開。

4.臨時傳訊息更改行程

因為現在傳訊息非常方便，反而養成大家有急事卻不直接打電話的習慣，但並非所有人都會時時刻刻都會注意是否有訊息，而且在約定的時間快到之前，才臨時傳訊息通知需要更改行程是非常沒有禮貌的作法。

5.公私分明

創建工作群組最重要的目的就是要來討論工作內容，因此在大家討論正事的時候就不要再岔開話題，會影響到其他人處理的進度。若想聯繫同事間的感情，建議另外創建一個聊天群組，讓大家有個能夠閒聊或揪團購的空間。

6.問題在私下解決

有些人在遇到問題需要其他同事協助時，會習慣先使用私訊詢問比較熟的人，但有時不是該同事能夠處理的範圍，反而就會在這種隨機發問中浪費掉許多時間，也讓主管無法掌握處理進度。因此若有不確定的事情，建議還是直接在群組發問是否有人能夠提供幫助，會比較有效率。

7.使用難辨識的帳號名

通訊軟體不只企業愛用，常常也會被學校用來當作聯絡家長的橋樑，因此就會出現許多「XX爸」或「XX媽」的帳號名出現，方便老師好辨識是哪位小朋友的家長，甚至連照片都是放小朋友的生活照。雖現在普遍都有可自行編輯其他人帳號名稱的功能，但也不太可能去要求老闆或主管一個一個去做改名，且在群組當中又因為人數眾多，還要一一辨認就很不利於溝通。

創建群組時的重點

每當要建立一個新的群組時，就該思考只需要讓誰加入，群組愈小討論的效果就愈好，就跟開會的時候一樣，若找了一群不相干的人進去，無法確保每個人都能為這項工作提供貢獻或是得到收穫，有時人多嘴雜，反而只會降低工作的效率。

若只是要創立臨時性的討論群組，就可使用LALE EIM的密碼建群功能快速建立群組，就算沒有加入對方好友，只需要同時輸入相同的4個數字，就可以直接進入同個聊天室。

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原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。