商業簡報｜有了AI，還需要學習簡報嗎？咒語以外的三大學習方向

你可以選擇投入、觀察、無視、反對或是害怕，人工智慧的發展勢頭可不會理會你的感想和取態。

既然現在人工智慧已經可以：

• 從思緒中整理出大綱架構
• 從內容初稿提點有否遺漏
• 從互聯網搜尋研究及數據
• 從免費圖庫裡找適合配圖
• 從文字內容中產生投影片
• 從純文字投影片變圖片牆

那麼，是否從此就可以放輕腳步，交託給人工智慧就好，從此不用再汲取簡報的知識呢？以下三個方向，仍然是上班族值得學習的。

分析觀眾的能力

編程中有一句術語：Garbage in, Garbage out. 意思是編程邏輯多正確多有效率，遇上錯誤或不合理的輸入，就不要對系統的輸出有甚麼期望。

自動化產出簡報，無論是用詠唱或是文字文件開始，都仍然是依賴某程度上的人手輸入。人工智慧可以協助你推論，上行的簡報，例如向老闆匯報或提案時，結構或是方向的提議；但是當你滿心歡喜地產出了「金融科技風高大上格調Dark Mode投影片」，到做簡報的那一天，也醒覺原來老闆喜歡把簡報一比一比例列印出來做筆記，手執黑漆漆一片的文件，再精美的簡報，再詳盡的預備，你又叫他／她如何寫筆記，如何有心情聽你說呢？

培養分析觀眾的能力，就能幫助你在預備時踏出正確的第一步。說到分析不單只是觀眾的身份、職位、年齡等客觀因素，而且有六個方向可以參考：

• 會前的期望：觀眾想踏出房間時，得到一些甚麼？與你想說的有沒有差異？一番她意的內容不一定帶來專心的觀眾
• 既有的知識：在商業或專業的簡報中，你的內容與觀眾既有的知識量有多大差異？太淺白與太高深都不會讓人有興趣，另外觀眾之間的知識量有沒有顯著的參差？
• 文化與背景：在面對客戶或是外地同事的簡報，能不能想到較接地的例子？有沒有機會踩到觀眾的雷？文化上喜歡先閒談，還是單到直入更好？
• 現時的立場：在提案或是受爭議的簡報內容中，哪些觀眾是支持、反對或是沒有意見？比例是多少？有決策權或是有影響力的觀眾是怎麼想的？
• 著意的內容：觀眾的注意力和能量有限，有沒有哪個部分特別在意、有興趣深入討論，甚至會要求解說附件、公式化試算表等作簡報後的參考？
• 溝通的模式：觀眾喜歡在簡報聽例子、看數據、聽故事，還是視覺化？溝通時是否想從鳥瞰的角度開始？是否必定要明白弄懂了才可到下一頁？

粗疏的輸入再配上自動化工具
仍然只會產出令人失望的簡報

增值內容的能力

很多父母都會在晚上床邊說故事，來哄小朋友入睡。他們多數以故事書作為參考，而不是每每自創故事。那麼，既然大家的素材都是一樣，為何有些父母說故事會特別動人、有趣，令小朋友會喜歡要求多聽，甚至希望重覆聽同一個故事呢？

簡報也是同一個道理。大綱、內容、排版等，同事也許都可以預備到，人工智慧都可以搜尋和產生得到。手執一樣的素材，你又如何可以比其他人說得動聽、入耳呢？

套用一句老問題：「為什麼要你來說？」把簡報的內容增值，方才可以突顯你在簡報過程中的價值。

• 同一組數字或數據，不單是只有一個角度或是方法來述說，你可以在數據中找到趨勢嗎？或是某個游離的異常數值值得提起或研究？數據背後有沒有背景因素，與時事有沒有相關連動性？
• 客觀的事實，容易在搜尋器中找到，也很自然地容易在人工智慧語言模型中問得出來。但是加入你自己的分析和歸納，配合在社會工作的經驗，才能夠產生洞見，比起事實更能帶出觀眾來聽你簡報的價值。
• 抽象的概念，或是觀眾未有經歷的情境，運用故事可以使訊息形象化，令觀眾可以從一個更有趣、生動的角度執嘗試理解。好的故事，更會帶有記憶的黏度和傳揚分享的衝動。
• 單單說明提案或政策的明細並不足夠，觀眾更有興趣的是與自己有切身關係的角度。提案與他們有何關係？為什麼要作出改變？為什麼要現在來做？誰最得益誰最受害？有沒有第二、第三的選擇？

從同事能夠預備、AI能夠搜尋的內容
轉化成有價值、易理解、具黏度的簡報

調整簡報的能力

當大家還是在手動預備簡報的時候，因著各人的知識、經驗、審美等方面的差異，簡報難免出現參差的水準分佈。在人工智慧工具出現，加上學習簡報的資源愈來愈容易取得，使用自動生產方法，配合一點小心思，已經能夠做出不錯的簡報。

舉一個例子，假設你的簡報技巧是在中上，在職場怱忙建立的簡報，可能給予自己約六分（十分為滿分）。現在本來簡報出產只有五分、四分、三分甚至是兩分的同事或是競爭對手，靠著人工智慧工具，提升了結構的整體性，改善了配圖的關聯性，加強了設計的可觀性，剎那間大家的水平紛紛能夠拉高到跟你差不多，質素在六分上下。

從前仍然有其競爭力的六分，現在已經變成了上司和客戶的基本期望了。

如果能夠學會怎樣把一份六分的簡報，調整並改善至八分，就可以在茫茫人海之中保持你的競爭力。

你可能會想，既然懂得如何產出八分的簡報，為什麼不是一步到位而是要學調整呢？

我們未來的工作模式，可能會是從一個簡報的基線版本(baseline)開始。基線版本的來源可能是Copilot，或是比較複雜的模版，也有可能是下屬預備或是你自己的設計原型(prototype)。這個基線版本不是只有空殻，而是結構、內容、設計、甚至講者備忘也齊備的投影片。

有些上班族面對從零開始製作簡報，會感到毫無頭緒；相反有些上班族面對簡報製成品，要作改善時不知從何入手，結果隨意把視覺元素搬來搬去，就稱之為「美化」。

透過汲收視覺溝通、平面設計、資訊圖表的知識，方能夠幫忙你在處理簡報基線版本的時候，有根有據地找出應該要改善的地方，合宜又有目的地修正排版、顏色、行距、圖表等，最後有把握地將六分的簡報，提昇至八分甚至更好的水平。

透過嘗析他人的作品、學習和練習
建立提升基線版本至好作品的能力

對簡報設計的影響

當簡報設計變得更容易，要產出可修改的簡報模板，相關的難度和時間就自然雙雙降低，用上關鍵詞語、節慶活動、色彩格調、心情感受等輸入就可以；從悲觀的角度來看，低客製化的設計需求，會因為自動化生產工具而慢慢下降。在不需要專業圖片的場合，人工智慧甚至可以代替在網上搜圖，直接產生相關風格的圖片；而在經濟氣氛不穩定的年代，中小企花在設計，包括簡報設計的外判預算，也難免會有所影響。

然而，從正面的角度去看，在設計的階段，我們可以反過來利用人工智慧工具，發想靈感或是從對答中得到啟示；自動化工具的速度，也適合於工作內部或是外訪客戶前的快速原型開發，讓大家可以一起視覺化地討論設計的選擇與方向。高客製化的設計工作相對不容易被取代，要學會如果善用和互補手頭上的工具。

還有需要學習嗎？

你也可能在想，既然人工智慧發展一日千里，為何不乾脆靜躺一下，等人工智慧工具進步，我的簡報自然會跟著一起進步吧？沒有絕對的對與錯，只是這種做法就把自己的水平跟工具的發展捆綁起來，沒有學好簡報人性的一面來做好互補長短，錯過了提昇自身競爭力的機會。

我的第一本簡報書「全圖解！避開99%簡報地雷：職場商業簡報實戰懶人包」現已在台灣、香港、新加坡、馬來西亞各大實體書店有售，電子書版本亦已經在各大平台上架。

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