領到二三事｜主持會議的軟性小技巧

今年六月加入了溝通表達社，我一直對自己的表達抱有著「尚待進步」的空間，恰巧本月由我擔任活動總召，想藉這個機會磨練自己的溝通與主持會議技巧。

有三位溝通/會議經驗豐富的前輩在場，每次會後的建議皆讓我蠻震撼的。雖然平時已有自己的會議管理方式，既然加入以溝通技巧為主的社團，溝通標準也要跟著提升才是。

在上完君婷老師的會議管理課之後，我把行前通知、指派任務、製作溝通工具、會議紀錄.....等用在帶領小組與公司會議上。原本以為已經很習慣主持會議、在眾人前侃侃而談了，但主持完上週會議才知道，光會開口說話是不夠的。

注意一些軟性技巧（soft sklls)，讓每場會議開得有效率、句句精實，皆需要經驗累積，絕對不能忽略這樣的細節。

＃帶領風格：溫暖系廣納想法VS目標導向速戰速決

不免提到我在Q2小組發生的事情，因為與某位組員思考方式不同，（一方注重鋪陳，一方注重結果）一直被質問「那你的重點是什麼？」「所以你想要做什麼？」造成兩次會議都以不愉快氣氛收場。

所以之後有注意對方是哪種思考模式，每個人發言都不是故意搗亂、都有他的理由，不強破對方照自己想法做，讓每個人都有發表意見的機會，而不是想要掌控所有人。

＃轉場的處理：轉換議題時引導成員了解狀況

每當我轉移到下一個議題時候，常發現大家的臉上都寫者「蛤？」，連我都覺得自己的轉場控制的不是很好，有點唐突。這點老師有建議我，可以試著在討論的尾聲，以「活動上/流程上/大家的回饋上」做個簡單的小結，等大家理解之後再帶入下一個議題。

「所以剛剛我們討論的結果是.....大家都沒有問題吧？」

＃團隊凝聚：注意細節帶領大家直至完成任務

蠻需要細膩心思去注意會議中每個成員的狀況。上次會議我不夠細心的地方，就是忽略掉前次會議未出席的人員。透過另一位夥伴向該成員說明，才發現自己沒注意到其他人的困惑。「Ａ剛剛進來，我跟你大概說一下我們討論到哪......」

引導會議過程中，也要適時引導未發言的人開口，因為有的人不是天生愛出頭，但他們一定有意見與想法，你要做球讓他分享意見。「剛剛注意到Ｂ似乎有話要說，可以跟大家分享嗎？」

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其它會議需要注意的小tips，這不一定會發生在所有人身上，但經過上週一溝通表達社會議後，察覺到以下這些自己的盲點，來看看是否有遇到跟我類似的狀況：

＃不同種類的會議有它適合的時間長度

我非常嚮往那種既輕鬆又高產出的一小時會議，希望能夠用在主持上。但有些會議其實需要較長的時間討論，例如跑活動流程。彩排當然越詳細越好，好在活動前知道可以避免掉的問題。但「會前會」跟「請大家看會議資料」一定先要做。讓大家準備好、想好再來開會，避免花大把思考時間在正式會議上。

＃還是要說明思考過程

這算是我的一個盲點吧！因為我是比較圖像思考的類型，常常資訊在腦中處理好，講出的卻是結論，夥伴卻得到牛頭不對馬嘴的答案（又一堆「蛤？」）。以前常常鋪陳太仔細，錯過趁勝追擊的時機所致。折衷辦法可以使用列點的方式，試著擷取腦中圖像，盡量用語言表達項目的重點，讓別人能了解你的思路。

＃主席可以更勇敢的作決定

並非不想承擔責任，而是這點真覺得自己很大愛，想要盡量採納越多意見，但最後意見太多往往會失焦＆無法集中。所以Disney老師建議，主席可以再貪心一點，準備多一些自己想討論的內容，或許不知道怎麼做，但讓大家先有目標更重要。

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會議人人都會開、也每天在開，但大部分的人都不太注意細節，導致浪費掉好幾個小時開沒有結論的會。好的會議流程能夠讓事情更順利進行，甚至事半功倍。

我也在找尋自己的會議主持風格，很感謝身邊有這麼多經驗豐富的前輩提點，有空再來分享。